Réunion du 23 septembre 2009

1. Points sur le programme des conférences (5 min)
2. Communication
   1. Communication à destination des inscrits
   2. Dossier de presse des sponsors
   3. banderole et Kakemono
   4. Prospectus
   5. Programme
3. Le budget
   1. Point sur la trésorerie
   2. Point sur les dépenses
4. Le repas
   1. Nombre de personnes concernées, localisation
5. Malette du conférencier
   1. Ce que nous avons commandé
   2. Ce que nous n'aurons pas
   3. Ce que les sponsors mettront
6. Hébergement sur place (conférenciers et gens de l'association)
7. Autres points

Les abstracts des conférences sont en ligne.

Le programme est au point.

1. Reste à déterminer qui de jca/sas fait l'intro conclusion
2. suppression des LT ⇒ après midi pour libérer une pause de midi de 2h

Communication pour les inscrits Il faut finaliser le programme et commencer à communiquer dessus. Toute communication doit désormais inclure les sponsors.

Les inscrits attendent d'avoir de nos nouvelles.

13:29 < jpa> à part leur demander qui vient au resto, je vois pas pour le moment
13:29 < SAS> Je dois contacter les gens pour leur dire que ca tient toujours, annoncer le programme et dema,nder pour le reaps

Damien publie le programme sur le site

** Dossier de presse des sponsors ? Qui, projet initié ? **

< jca> point suivant : je me fait taper sur les doigts par CS car la boite n'apparaît pas associé à l'événement. gsmet, jpa, kryskool il *faut* une com. J'ai initié un document avec SAS sur le sujet je vous saurais gré d'y jeter un oeil et de compléter valider ASAP. 

** Prospectus : PGFr **

< SAS> Concernant le programme, je souhaiterai le faire imprimer avec en première page les logos, en deuxième page un point sur les sponsors (description) en 3 page le programme

Damien s'occupe de point

• A4 imprimé recto verso, plié dans le sens de la largeur, pour avoir un booklet A5
• Impression à faire si pas possible niveau délai ⇒ fourniture par jca en A4 (pdf) des documents «il verra ce qu'il peut faire»
• Damien aura une version prête pour le 2008-09-24

Programme : A finaliser, mettre en page et faire imprimer, probablement en A4 plié ou A5 recto-verso, avec les sponsors sur la première page.

Dépenses :

1. kakemono et banderole
2. goodies

278€HT pour kakemono et banderole

moins de 1700€TTC pour les autres goodies (sac, casquette, stylo) avec possibilité de revente sur la qté.

Lieux :

réservation à confirmer ?

De JCA :

J'ai contacté "café à la une"
 124 r Louis Plana 31500 TOULOUSE

   * 05 61 58 43 24
   * 05 61 61 59 84

Distance 5 minutes à pieds

Peuvent nous faire un repas lunch (debout) / buffet pour 20€ sans café
ni vin. J'attends toujours un devis qui devait m'être remis d'ici
dimanche.

Il y a aussi un resto "O bel esprit" non contacté mais qui peut le
faire il est un peu plus loin 10 minutes mais ça peut le faire.

O Bel Esprit
Coordonnées principales

   *

     158 av Jean Chaubet 31500 TOULOUSE
         o 05 61 54 62 25


A appeler AMHA. Démarrent et sont motivés.

• Sac PgFr + Sponsors
• Casquette PgFr
• Stylo PgFr
• Prospectus sponsors
  • CS plaquette 3xA4 carton plié + Stylo CS
  • Dalibo : 3 A4
  • Sylëam : TBD
  • OpenWide : TBD
• Peut être Blocs chez Adom Diffusion ⇒ jca
• Flyer programme (a écrire et imprimer) ⇒ damien
• Fiche d'inscription PGFr (ok voir inventaire) ⇒
• Page de pub pour le livre blanc (a écrire et imprimer) ⇒ damien